Tapahtumaopas yhteistyökumppaneille
Yleistä
Lämpimästi tervetuloa Vectorama-verkkopelitapahtumaan!
Tästä yhteistyökumppaneillemme suunnatusta oppaasta löydät toivottavasti vastaukset useimpiin mieleen nouseviin kysymyksiin.
Jos jokin jää kuitenkin edelleen askarruttamaan, ota yhteyttä:
Tapio Haapala (Burner) puh. 0400 998 371.
Varakontaktina yhteydenotollenne toimii Saana Kanniainen (naanatin) puh. 050 345 2477.
Tapahtuman aikana tapahtuma-alueeseen, ohjelmaan ja muihin liittyvissä pienemmissä asioissa voi kääntyä suoraan ystävällisen infotiskin henkilöstömme puoleen. Tapahtuma-ajan ulkopuolella apua voi hakea esimerkiksi projektipäälliköltämme Tapio Haapalalta (Burner).
Huom: Oppaan tietoja päivitetään tapahtumaa kohti mentäessä.
PärinäAreena
PärinäAreena on Vectoraman pääsijainen tapahtuma-alue yhteistyökumppaneille ja vierailijoille. Areenalta löytyy yhteistyökumppaneidemme lisäksi laaja kattaus peliaiheista ohjelmaa, kilpailuja, striimejä, kisoja ja muita hupailuja.
Vectorama on avoin ilmaisvierailulle perjantaina ja lauantaina klo 14–20. Vierailu kattaa PärinäAreenan ja Livelavan alueet. Vierailuajat ovat PärinäAreenan vilkkainta aikaa ja täten myös erinomaista mainosaikaa yhteistyökumppaneille.
PärinäAreenan päävastaava on Ilpo Alatalo (Outomaisteri). Tapahtuman aikana useimmiten hänet löytää Artemis-ständiltä.
Yhteyshenkilöt
Osa-alue – nimi (nimimerkki)
Pärinä-vastaava — Ilpo Alatalo (OutoMaisteri)
Yhteistyövastaava — Matias Rantala (Matias)
Henkilöstövastaava — Natalie Lankila (Pasty)
Striimikornerin vastaava — Joni Juntto (Huikka)
Pääjärjestäjä — Tapio Haapala (Burner) 0400 998 371
Tiedotusvastaava — Mitol Meerna (metalisko)
Sähkövastaava — Antti Hara (oh1hih)
Verkkovastaava — Antti Tönkyrä (daedalus)
Info & Lipunmyynti — Liv Haapala (elvarian) 045 195 7747
Turvallisuusvastaava — Jarkko Laava (Jake)
Ohjelmavastaava Game — Sara Pakarinen (Health)
Ohjelmavastaava LIVELAVA — Anssi Kolehmainen (Aketzu)
Pöydät ja Rakenteet — Kimmo Laine (Kelmi)
Ennen tapahtumaa – tärkeät päivämäärät
Sähkön ja pöytien tilaaminen ständiä varten
1.5.2025 mennessä
Markkinointiaineisto somea varten
3.6.2024 mennessä
Videomateriaali screenille ja someen
3.6.2024 mennessä
Laskutustiedot
21.5.2024 mennessä
Profiilitietojen täyttäminen lippukauppaan (Ständiläiset)
21.5.2024 mennessä
Profiilitietojen täyttäminen lippukauppaan
Jokaisella Vectorama-tapahtumassa olevalla henkilöllä tulee olla henkilökohtainen lippunsa, joka toimii samalla kulkukorttina. Tämä on siis muovikortti, minkä saa Infosta tapahtuman ollessa käynnissä. Ständeilijöille kuuluvat liput ovat sisäänpääsylippuja, joihin ei kuulu konepaikkaa.
Lippua varten pitää syöttää lippukauppaan nimi ja kasvokuva itsestä.
Lippukauppa löytyy osoitteesta: http://ilmo.vectorama.info.
Lippukauppaan tulee luoda tunnukset, jos niitä ei vielä ole. Jos on osallistunut aiempina vuosina tapahtumaan, toimii tunnuksina edellisen vuoden tunnukset. Kun olet kirjautunut sisään, löydät Profiili-kohdan vasemmalla olevasta listasta. Profiili-kohdan alta löytyy Omat tiedot, jossa voi asettaa profiiliin kuvan.
Kun jokaisella ständiläisellä on omat tunnukset luotuna kuvan kanssa lippukauppaan, ilmoittakaa siitä meille. Tämän jälkeen jokainen ständille saapuva täyttää kyselyn, jossa määritellään tarkemmin tapahtumaan osallistumiseen liittyviä asioita.
Ständi
Ständin tilaaminen
Ständi mahdollisine lisäpalveluineen on tilattu etukäteen ja yhteyshenkilönne Vectoramassa on laittanut tilauksen eteenpäin. Voitte olla häneen yhteydessä etukäteen, mikäli teillä on kysyttävää tai tarvitsette muuttaa tilausta.
Ständin järjestäminen
Yhteistyökumppaneiden ständialue löytyy tapahtuma-alueen oikeasta reunasta, joten teillä on hyvät mahdollisuudet tavoittaa satoja potentiaalisia kohderyhmänne asiakkaita tai teistä muuten kiinnostuneita nuoria. Samalla alueella toimii tapahtuman aikana muun muassa lauta- ja korttipelitoimintaa sekä tapahtuman kioski.
Ständiä pääsee rakentamaan keskiviikkoaamusta klo 10:00 alkaen. Toivomme, että ständit rakennettaisiin suurimmalta osin keskiviikon aikana. Katso saapumisohjeet alempaa kohdasta ”Saapuminen”.
Ständin rakentaminen ja kävijöiden houkutteleminen
Alue tulee olemaan vilkas koko tapahtuman ajan. Kävijöiden houkuttelemiseksi kannattaa:
- Jättää tilaa ständin edustalle
- Sijoitella tuotteet ja esitteet selkeästi ja jättää
asiakkaille mahdollisuus tutustua itse tarjontaan - Huomioida, että oheistoiminta-alue on pimennetty;
kiinnitä siis huomiota ständisi valaistukseen.
Esim. jouluvaloina käytetyt LED-valokaapelit yms.
on todettu toimiviksi näyttävyyden lisääjiksi. Voit myös tilata meiltä valaistuksen ständillesi.
Hieno ständi herättää huomiota, joten ständin koristeluun kannattaa ehdottomasti panostaa. Erilaiset valot, kuten jouluvalot ovat pimeässä näyttäviä koristeita. Huomioi, että oheistoiminta-alue on pimennetty, joten taskulamppu on välttämätön apuväline.
Aikaikkuna ohikulkevien ihmisten kiinnostuksen herättämiseen on pieni. Esille kannattaakin asettaa lyhyesti ja ytimekkäästi tieto tarjonnasta ja antaa asiakkaille mahdollisuus kierrellä, tutustua ja kysyä itse.
Ohjelmaa ständillä?
Mikäli Teillä on myös tarkoituksena järjestää kilpailuja tai muuta oheistoimintaa, kannattaa olla yhteydessä tapahtuman ohjelmavastaavaan ja sopia tästä etukäteen. Näin voidaan välttyä ohjelman päällekkäisyyksiltä ja ajoittaa toivomuksenne siten, ettei se ole päällekkäin esimerkiksi tapahtuman virallisten kilpailujen kanssa, mitkä vievät huomion suurimmasta osasta yleisöä.
Ajoissa ilmoitetuista ständiohjelmista lisäämme mielellämme esittelyn tapahtuman verkkosivuille. Tiettyihin aikoihin tapahtuvat ohjelmanumerot voidaan lisätä sivustolla olevaan tapahtuman aikatauluun.
Kilpailuista, tempauksista ja muista vastaavista kannattaa ehdottomasti ilmoittaa tiedotustiimille sähköpostitse yhteistyo@vectorama.info tai ilmoittamalla asiasta infopisteeseen, joka välittää tiedon eteenpäin tiedottajille. Näin saamme asian tiedotettua kävijöille ja päivitettyä tiedot aikatauluihin.
Pöydät
Tarjolla on useita erilaisia pöytävaihtoehtoja.
Voitte kertoa meille, paljonko pöytätilaa tarvitsette, esim. tarvittavan pöytätilan leveys yhteensä tai vaikkapa että tarve on normaalia syvemmälle pöytäratkaisulle eli tarvitsette 2 pöytää vastakkain.
Jos tiedätte jo tarkkaan, mitä haluatte, voitte tilata suoraan tietyin speksein pöytiä alla olevan taulukon mukaisesti laskettuna. Jos tarvitset jotain tästä poikkeavaa, kysy rohkeasti.
Taittojalkapöydät
– 250 x 60 cm
Muovipöydät
– 180 x 70 cm
Ikea-pöydät
– 120 x 60 cm
Tiedotus ja mainostus
Pyydämme ilmoittamaan etukäteen tiedossanne olevasta ohjelmasta, kilpailuista, tempauksista ja muusta toiminnastanne tiedotustiimillemme (Mitol Meerna (metalisko) tai Tatu-Topias Paski (Tatti)) jo ennen tapahtuman alkua, niin hoidamme tiedotteenne oikeisiin kanaviin hyvissä ajoin.
Kiirellisissä viestintäasioissa löydätte meidät järjestäjien konepaikoilta viestinnän kohdalta (salin suuntaan katsottaessa oikeanpuolimmaisimmat järkkäkonepaikat). Näin saatte enemmän näkyvyyttä ja useampia kävijöitä ständillenne.
Tiedotustiimin tavoittaa sähköpostilla yhteistyo@vectorama.info. Tapahtumanaikaiset tiedotustarpeenne pyydämme ilmoittamaan info-pisteeseen tai sähköpostilla suoraan tiedotukselle.
Pohdi etukäteen
- Mitä tiedotus koskee?
- Haluatteko tavoittaa tietyn kohderyhmän? Jos kyllä, niin ketkä?
- Milloin haluatte tiedotuksen tuotavan julki? Heti vai tiettyyn kellonaikaan?
- Haluatteko tiedotuksen vain paikallisesti tapahtuma-alueella vai mahdollisesti muidenkin kanavien kautta?
Käytössänne ovat seuraavat tiedotuskanavat
- Mikrofonikuulutus koko tapahtuma-alueelle
- Infoscreenit, joita on ripoteltu ympäri tapahtuma-aluetta
- Facebook, Twitter ja Instagram
- Tapahtuman Discord palvelin
Materiaalien toimittaminen tiedotuksen ja livelavan käyttöön
Toimita materiaalit mahdollisimman pian osoitteeseen yhteistyo@vectorama.info. Jos ohjeista on kysyttävää tai tarvitsette muuta apua, sana vain niin jeesataan!
Materiaalien deadline 24.5.
Logo
- Digitaaliseen käyttöön sopiva eli RGB-värit
- Vähintään 2000 pikseliä leveä taustaton PNG, PSD tai
vektorimuoto - Mielellään otetaan kaksi versiota, eli valkoinen ja musta tai muu
valkealle pohjalle sopiva - Mieluiten esim. Google drive-linkkeinä, mutta sähköpostiliitteet ovat myös ok
Organisaation esittelyteksti nettisivuille
Ei pakollinen, mutta esittelytekstin kanssa viestinne erottuu paremmin nettisivuillamme.
Mukavan ytimekäs 200-300 merkkiä pitkä teksti on edustavin. Maksimimitta 400 merkkiä.
Katsokaa mallia tekstillenne sivulta https://vectorama.info/yhteistyossa
Mainosvideot pääscreenille ja someen
- Pituus mielellään max 1 min
- Suositus tehdä kaksi eri pituista, esim. 30s ja 1min
- Livelavalle käy vain vaakasuuntainen video, someen käy vaaka- ja pystysuuntainen
- 1080p60
- h264 tai h265
Vectoraman sähköiset kanavat
Verkkosivu: https://vectorama.info
Facebook: https://www.facebook.com/vectorama
Instagram: https://www.instagram.com/vectoramaig
Twitter: https://twitter.com/vectoramalan
Twitch: https://www.twitch.tv/vectorama
Discord: https://discord.gg/vectorama
Tiktok: https://tiktok.com/@vectorama
Saapuminen tapahtumaan
Ständiä pääsee rakentamaan keskiviikkoaamusta klo 10:00 alkaen. Toivomme, että ständit rakennettaisiin suurimmalta osin keskiviikon aikana.
Saapuessanne tapahtumaan, hakekaa välittömästi teille valmiiksi tulostetut pääsyliput joko Infotiskiltä tai hallin sisäpuolella sijaitsevalta tiskiltä nimeltä Nakkikioski.
1. Saapuminen autolla Ylioppilaantien suunnasta
2. Saapuminen autolla, kävellen tai pyörällä Ouluhallintien suunnasta
3. Saapuminen kävellen tai pyörällä kävelytietä pitkin Raksilan suunnasta
4. Saapuminen kävellen tai pyörällä kävelytietä pitkin Raksilan liikuntapuiston suunnasta
5. Saapuminen kävellen tai pyörällä pesäpallostadionin takaa kulkevaa kävelytietä pitkin
Pääovet sijaitsevat Ouluhallin itäpuolella. Samalla puolella sijaitsee myös parkkialueista suurempi, joka on tapahtuman aikaan kaikkien tapahtumaan osallistuvien käytössä. Ouluhallin länsipuolella on pienempi parkkialue, joka on varattu järjestäjien käyttöön. Siltä puolelta löytyy kuitenkin toiset ovet, joiden kautta pääsee kulkemaan rakennuksen sisään silloin kun saavutaan paikalle kävellen tai pyörällä.
Tässä oleva kartta on suuntaa-antava kartta edelliseltä vuodelta. Sen perusteella saa kuitenkin suunnilleen käsityksen tapahtuma-alueesta. Uudet kartat pyritään julkaisemaan niiden valmistuessa vähintään sivulla Kartat.
Palvelut
Infotiski
Infotiskiltä saatte pääsylippujenne lisäksi monenlaista tietoa tapahtumasta, tapahtumapaikan kartan sekä mm. tärkeitä yhteystietoja.
Palvelut Ally-lipulla
Ally-lippu sisältää järjestäjäpalvelut, kuten ruokailun ja järjestäjäloungen. Järjestäjien loungeen pääsee heti saliin saavuttaessa verhon takaa käytävän oikealta puolelta. Ruokailu järjestetään 2. kerroksessa, johon pääsee rappusia pitkin tai hissillä.
Kioski
Kioskista voi ostaa pientä purtavaa, kahvia ja muita virvokkeita. Kioski hoitaa myös pizzatilaukset.
Kaupat
Ouluhalli sijaitsee aivan Oulun Raksilan kaupunginosan markettien läheisyydessä. Näistä löytyy mm. Citymarket, Prisma, Sale, Subway ja muita pienkauppoja. Näiden sijainnit löytyvät tämän oppaan karttaosiosta.
Turvallisuus
Tapahtumapaikalla on ympärivuorokautinen valvonta. Suotavaa kuitenkin on, että ette jätä ständiänne, tarvikkeitanne ja omia henkilökohtaisia tavaroitanne vartioimatta tapahtuman aikana. Arvotarvikkeiden säilömisessä voitte kääntyä infotiskin puoleen. Muistakaa kuitenkin, että vastuu tavaroidenne suojaamisesta on jokaisen omalla vastuulla ja pyrimme avustamaan teitä tässä. Turvallisuuteen liittyvissä asioissa voitte kääntyä turvallisuusvastaavamme puoleen.
Tapahtumapaikalta lähteminen
Kun olette poistumassa tapahtumastamme, palauttakaa mahdollisesti
lainaamanne tarvikkeet ja ilmoittakaa lähdöstänne yhteyshenkilöllenne tai infotiskille.
Jos koet häirintää tapahtumassa
Kokemuksesi on validi, eikä riipu siitä miten muut kokevat tilanteen. Jos olet kokenut ahdistavan tilanteen, älä mieti liikaa, onko asiasi niin merkittävä, että siitä kannattaa puhua. Määrittelet itse, miten ja kenen kanssa asiaa käsitellään. Nämä samat ohjeet voit antaa myös muille.
Tapahtumassa on häirintäyhdyshenkilöitä (HÄYH), jonka kanssa voit jutella luottamuksellisesti. Hän voi kuunnella ja miettiä kanssasi yhdessä, miten haluat toimia. Usein nopea tilanteen purku auttaa, toisinaan tarvitaan ulkopuolista apua. Häirintäyhdyshenkilön kanssa voit selvitellä ajatuksiasi niin, että voit palata nauttimaan Vectoramasta paremmilla mielin.
Häirintäyhdyshenkilöön turvautuminen ahdistavassa tilanteessa on jokaisen kävijän oikeus, mutta ei velvollisuus.
Häirintäyhdyshenkilö voi ohjata tarpeen vaatiessa tapahtuman omaan ensiapuun, jossa on valmiudet niin fyysiseen kuin psyykkiseenkin ensiapuun.
Saat yhteyden häirintäyhdyshenkilöön infopisteen, ensiavun tai järjestyksenvalvojien kautta.
Lisäksi Vectoraman Discord-palvelimella on käytössä oma kutsu häirintäyhdyshenkilöille, eli voit ottaa yhteyttä myös sitä kautta ja näet helposti ketkä HÄYHeistä ovat paikalla. Saat yhteyden tägäämällä @häirintäyhdyshenkilö tai laittamalla suoraan roolin omaavalle paikalla olevalle henkilölle viestiä. Keskustelut ovat luottamuksellisia.
Laskutustiedot
Laskutustietojen täyttäminen: